（一）文檔集中管理
 

1. 單位空間：通過設(shè)立多級(jí)目錄，分類存放單位及各科室文件。統(tǒng)一管理單位內(nèi)部的所有電子文檔資料。
2. 個(gè)人空間：終端用戶可以在我的文檔中建立個(gè)人文件庫，集中管理上級(jí)單位下發(fā)的多種文件等相關(guān)重要素材。

（二）文檔自動(dòng)備份

當(dāng)單位文檔或硬盤因人員誤操作或病毒感染導(dǎo)致?lián)p壞時(shí)，可以利用完整備份的數(shù)據(jù)在第一時(shí)間進(jìn)行恢復(fù)，充分保證單位內(nèi)部核心文檔的完整和安全。

（三）文檔權(quán)限管理

建立內(nèi)部權(quán)限管理體系，根據(jù)單位組織結(jié)構(gòu)和使用角色，對不同的文檔資源賦予不同的訪問權(quán)限，確保相關(guān)辦公人員在可控狀態(tài)中訪問單位文檔資源。

（四）文檔版本管理

自動(dòng)維護(hù)每個(gè)文檔歷史版本。每次完整的修改結(jié)果都會(huì)記錄下來，可以知道任何時(shí)間任何人對這個(gè)文檔做過的修改。這樣有效防止錯(cuò)誤修改造成的文檔信息丟失，保證文檔編輯前后的完整性、安全性和可追溯性。

（五）文檔安全共享

區(qū)別于普通文件共享功能，用戶可配置共享文檔的使用權(quán)限和使用對象。同時(shí)為共享對象提供智能提醒功能，有效保證了重要文檔在共享流轉(zhuǎn)過程中的安全。

（六）文檔高效檢索

系統(tǒng)支持全文檢索、高級(jí)檢索、分類檢索等多種方式，用戶可根據(jù)文檔的名稱、內(nèi)容、作者、上傳時(shí)間等信息進(jìn)行快速搜索并找到需要的文檔。

（七）三員管理

根據(jù)分級(jí)保護(hù)有關(guān)規(guī)定和國家保密標(biāo)準(zhǔn)要求，系統(tǒng)支持“三員”管控體系。即系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)日常維護(hù)工作、安全管理員負(fù)責(zé)權(quán)限分配、審計(jì)員負(fù)責(zé)審計(jì)其他二員操作情況，有效避免的超級(jí)管理員權(quán)限過大的安全隱患。

（八）詳細(xì)日志審計(jì)

系統(tǒng)提供完善的系統(tǒng)日志和審計(jì)記錄，自動(dòng)記錄所有用戶的文件操作記錄和管理日志，實(shí)現(xiàn)單位文檔的操作記錄均有跡可循，實(shí)時(shí)監(jiān)控每個(gè)文檔的操作動(dòng)態(tài)。